Administration — Réactis

🔑 Mots de passe d'accès

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Utilisateurs de la cellule de crise

Ces utilisateurs apparaissent dans le panneau de sélection pendant une crise. Cochez les périmètres pour chaque utilisateur. Les colonnes Coordinateurs, Membre et Valideur définissent les droits d'accès.

Organismes à contacter en cas de crise

Liste des organismes à prévenir. Accessible depuis l'interface de crise via "Contacts".

Organisme	Rôle / Mission	Téléphone	Email

Alerte WhatsApp

Un message est envoyé automatiquement dans les groupes WhatsApp configurés à l'ouverture d'une cellule de crise.

Vérification…

Activer les alertes WhatsApp à l'ouverture de crise

🎓 Groupe(s) Formation dédié(s)

En mode Formation, tous les canaux (WhatsApp, Telegram, Teams et email — voir les onglets respectifs) envoient réellement, mais exclusivement vers des destinations Formation dédiées, distinctes des groupes/destinataires de crise réelle. Utile pour vos sessions de formation : les messages partent, mais jamais vers un vrai canal de crise. Ci-dessous : les groupes WhatsApp par périmètre.

Alerte Telegram

Envoie un message dans les groupes Telegram configurés à l'ouverture d'une cellule de crise. Aucun QR code requis — fonctionne via un bot.

Token du bot Telegram

Créez un bot via @BotFather sur Telegram → /newbot → copiez le token ici

Token non configuré

Activer les alertes Telegram à l'ouverture de crise

🎓 Groupe(s) Formation dédié(s)

En mode Formation, tous les canaux (voir aussi WhatsApp, Teams et email) envoient réellement vers des destinations Formation dédiées. Ci-dessous : les groupes Telegram par périmètre, distincts des groupes de crise réelle.

📋 Configuration en 6 étapes

Sur Telegram, cherchez @BotFather et envoyez /newbot
Choisissez un nom (ex: Réactis Alertes) et un username (ex: reactis_alertes_bot)
Copiez le token fourni par BotFather et collez-le ci-dessus
Ajoutez le bot comme membre de chacun de vos groupes de crise
Envoyez n'importe quel message dans chaque groupe
Cliquez Récupérer mes groupes et associez chaque périmètre

Alerte SMS (Scaleway)

Envoie un SMS aux membres (ayant un téléphone renseigné) à l'ouverture d'une cellule de crise. Nécessite votre propre compte Scaleway — la clé API et le Project ID que vous saisissez ci-dessous ne sont valables que pour votre établissement, et la facturation SMS reste à votre charge (ce canal n'est pas inclus dans l'abonnement Réactis, contrairement à l'email/WhatsApp/Telegram/Teams).

Clé API secrète Scaleway

Project ID Scaleway

Région

Nom de l'expéditeur

11 caractères alphanumériques maximum (norme SMS)

Clé API / Project ID non configurés

Activer les alertes SMS à l'ouverture de crise

Canaux additionnels — en plus du canal historique ci-dessus (ouverture de crise), le SMS peut aussi être activé comme canal supplémentaire (en plus du canal par défaut existant) pour deux fonctionnalités du journal :

Activer le SMS pour les entrées ALERTE (en plus de WhatsApp/Telegram)

Activer le SMS pour les actions assignées via @ Taguer (en plus de l'email)

Envoyer un SMS de test

Destinataires réels

Les SMS partent automatiquement vers les membres du périmètre concerné qui ont un numéro de téléphone renseigné (onglet Utilisateurs) — pas de liste à gérer ici.

🎓 Numéros Formation dédiés

En mode Formation, tous les canaux (WhatsApp, Telegram, Teams, email) envoient réellement vers des destinations Formation dédiées, jamais vers les vrais membres. Ci-dessous : les numéros SMS Formation par périmètre.

📋 Configuration en 3 étapes

Créez un compte sur scaleway.com et activez le produit Transactional SMS
Générez une clé API (IAM → Clés API) et récupérez le Project ID de votre projet
Collez les deux valeurs ci-dessus, enregistrez, puis testez avec votre propre numéro

Informations de l'établissement

Ces informations apparaissent dans les rapports et les emails générés lors des crises.

Nom de l'établissement *

URL du site

Email du DPO / référent RGPD

📧 Email comptabilité / facturation

Reçoit les rappels de paiement et les informations d'abonnement

Adresse postale

FINESS par site

Permet d'identifier automatiquement à quel site correspond chaque relevé de lits disponibles reçu par SFTP (carte 🛏️ Lits disponibles, onglet Documents).

Préfixe de connexion

Identifiant unique de l'établissement, sans espaces ni accents

Aperçu des identifiants

🤖 Intelligence artificielle

Fournisseur utilisé pour les fonctionnalités IA (revue de documents, extraction de contacts, résumés, fiches…). Un seul fournisseur actif à la fois, aucun repli automatique en cas de panne.

Fournisseur actif

🔒 Sigles autorisés (anonymisation IA)

Avant d'être envoyé à l'IA (comptes rendus d'étape, résumés…), le texte du journal est nettoyé : tout mot tout-en-majuscules non reconnu comme un membre, un prénom ou un sigle connu est remplacé par « NOM MASQUÉ » par précaution anti-fuite de nom. Une base commune de sigles hospitaliers/gestion de crise est déjà reconnue pour tous les établissements. Ajoutez ici le vocabulaire propre au vôtre (nom d'un logiciel interne, d'un dispositif local…) pour qu'il ne soit plus masqué à tort.

Sigles/termes autorisés (un par ligne)

☁️ Azure OpenAI (Copilot)

Seul fournisseur des 4 dont la clé n'est pas fournie par Réactis : Mistral, Groq et Anthropic sont déjà pré-configurés et prêts à l'emploi dès l'ouverture de votre espace — pour Copilot, vous utilisez votre propre déploiement Azure OpenAI (tenant Microsoft M365 de votre établissement), à renseigner ci-dessous. Nécessaire uniquement si vous sélectionnez "Azure OpenAI" comme fournisseur actif ci-dessus.

Endpoint Azure OpenAI

Nom du déploiement

Clé API

🛡️ Contrôle de pré-envoi IA

Avant tout appel IA, chaque contenu concerné est scanné localement (aucun appel externe) pour détecter des éléments qui ne doivent jamais être transmis (mobile personnel, email, numéro de sécurité sociale). Le scanner documentaire de l'onglet 📄 Documents suit le même principe.

🎙️ Transcriptions Teams importées

Scan exécuté à l'import, avant les 2 appels IA (filtrage du bruit puis classification). En cas de détection :

Bloquant — l'import est refusé, la secrétaire de main courante corrige le passage signalé avant de relancer (par défaut) Avertissement — l'import se poursuit malgré la détection (à réserver aux établissements ayant déjà fiabilisé leurs pratiques de saisie)

📝 Journal de crise (main courante)

Scan exécuté à la saisie de chaque nouvelle entrée — le journal alimente 6 fonctionnalités IA (récap, synthèse, conseils, rapport de fin, RETEX, compte-rendu). En cas de détection :

Bloquant — l'entrée n'est pas enregistrée, son auteur la corrige et la ressaisit (par défaut) Avertissement — l'entrée est enregistrée mais signalée (à réserver aux établissements ayant déjà fiabilisé leurs pratiques de saisie)

🎤 Dictée vocale (journal de crise)

La dictée s'appuie sur la reconnaissance vocale du navigateur : l'audio est traité par un service tiers (ex. Google sur Chrome) avant que le texte ne nous parvienne — c'est une caractéristique normale, inhérente à cette technologie. Une fois le texte reconnu, il est soumis au même scan de pré-envoi que toute entrée du journal, qu'elle soit dictée ou tapée au clavier. Si votre politique l'exige malgré tout, désactivez la dictée : seule la saisie au clavier reste possible.

Activée — bouton 🎤 Dicter disponible (par défaut) Désactivée — bouton masqué, dictée impossible

📨 Messagerie hiérarchique — visibilité

Les messages INFO/ALERTE envoyés par le niveau régional sont visibles par défaut uniquement par le Coordinateur (et par les membres qu'il a cochés « Reçoit les messages du niveau régional » dans l'onglet Utilisateurs). Vous pouvez élargir cette visibilité aux autres rôles de connexion ci-dessous — dans ce cas, tous les utilisateurs du rôle coché voient le même flux de messages (pas de ciblage individuel possible pour Membre/Invité, l'identité n'étant pas vérifiée pour ces rôles).

Coordinateur — toujours visible (ciblage individuel via « Reçoit les messages du niveau régional ») Membre — visible par tous les utilisateurs connectés avec le mot de passe Membre Invité — visible par tous les utilisateurs connectés avec le mot de passe Invité

Périmètres

Personnalisez vos périmètres (libellés et couleurs). ⚠️ La modification du libellé ne modifie pas les crises passées.

Utilisés : —

Configuration SMTP

Serveur d'envoi des emails de crise. Si non configuré, les alertes email seront désactivées.

Serveur SMTP (host)

Port

Utilisateur

Mot de passe

Expéditeur affiché (from)

Sécurité

🎓 Destinataires Formation dédiés

En mode Formation, les emails partent exclusivement vers les adresses ci-dessous (par périmètre), jamais vers les vrais membres de la cellule de crise. Laissez vide un périmètre pour ne pas envoyer d'email pendant les sessions Formation de ce type.

Documents de référence

Plan blanc, fiches réflexes et autres documents accessibles depuis l'interface de crise. Formats : PDF. Maximum 20 MB par fichier.

⚠️ Avant de déposer un document

Ces documents peuvent être transmis à l'assistant IA (conseils, génération de fiches) : ils doivent être nettoyés par un humain avant l'upload, l'IA ne filtre pas leur contenu.

Ne doivent jamais figurer dans un document déposé ici :

Noms et prénoms de personnes physiques (préférer les fonctions/rôles — non détecté par le contrôle automatique, à vérifier vous-même)
Numéros de mobile personnels (coordonnées d'astreinte nominatives)
Adresses email individuelles
Contenu classé confidentiel / interne par votre établissement ou votre groupe
Toute donnée dont la diffusion doit rester strictement limitée aux personnes habilitées

Préférez les numéros de service (standard, astreinte mutualisée) aux mobiles personnels, et les fonctions aux noms propres lorsque c'est possible.

Un contrôle automatique local (sans appel IA) analyse chaque document à l'intégration et détecte les marqueurs de classification, mobiles et emails avant tout enregistrement — voir le réglage ci-dessous. Les noms et prénoms ne sont pas détectés automatiquement : leur retrait reste sous votre responsabilité de relecture avant dépôt.

🔍 Scanner de risques à l'intégration

Contrôle 100% local (aucun appel à un service externe) exécuté sur chaque PDF déposé. En cas de détection :

Bloquant — le document est refusé, à corriger avant réintégration (par défaut) Avertissement — le document est accepté mais signalé aux valideurs (jamais transmis à l'IA tant qu'il reste signalé)

📄

Cliquez ou déposez des fichiers PDF ici

Jusqu'à 20 MB par fichier

🔍

📡 Dépôt par SFTP

Les fichiers PDF déposés via ce compte SFTP passent par le même contrôle automatique que l'upload manuel ci-dessus (scan de risques, puis validation humaine requise avant utilisation par l'IA).

🛏️ Lits disponibles

Disponibilité des lits transmise via le dépôt SFTP ci-dessus — dernier relevé reçu par établissement.

🚑 Passages urgences

Nombre de passages sur 24h glissantes, par gravité CCMU et par mode d'entrée — transmis via le dépôt SFTP ci-dessus.

🌡️ Tension urgences

Patients présents, en attente de prise en charge et délai moyen — transmis via le dépôt SFTP ci-dessus.

✨ Fiches de mission — générées depuis le plan blanc

L'IA analyse le plan blanc uploadé et génère des fiches adaptées aux services spécifiques de votre établissement (oncologie, radiologie, bloc chirurgical…). Les fiches génériques (Directeur, DSSI, RH…) sont conservées.

📋 Fiches de mission génériques

Fiches standards livrées avec la plateforme (Directeur, DSSI, RH…). Modifiez le texte des actions, ajoutez-en de nouvelles, ou ajoutez une fiche entièrement nouvelle.

🧠 Apprentissage — RETEX

Validez un RETEX pour qu'il enrichisse automatiquement les CONSEILS IA lors des prochaines crises du même périmètre.

Chargement…

📋 Apprentissage — CR de crise

Validez le rapport de crise ici pour qu'il enrichisse le contexte IA lors des prochaines crises du même périmètre.

Chargement…

…

Chargement

📅 Crises — vue d'ensemble

▲

Chargement…

🏥 Charge par service

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🧠 RETEX — Métriques

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📁 Documents — Ajouts & Mises à jour

▼

📋 Qualité — CR réunions & RETEX modifiés après IA

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📊 Conseils IA — Analyse & cohérence

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🏅 Formation — Tour guidé

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🤝 Mobilisation des membres

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📧 Emails envoyés

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🗑️ Corbeille

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📜 Journal d'activité

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🌿 Conseils terrain

Retours opérationnels post-crise : ce qui manquait, ce qui a bien fonctionné, des recommandations non couvertes par le plan blanc. Organisés par périmètre et réinjectés dans les conseils IA des prochaines crises similaires.

Périmètre :

Sélectionnez un périmètre pour voir les conseils terrain.

💶 Impact financier des crises

Saisie des coûts engendrés par chaque crise clôturée. Plusieurs lignes de coûts avec total calculé automatiquement. Ces données remontent aux niveaux régional et national pour une vision consolidée.

Chargement des crises clôturées…

📧 Templates de messages (panneau Communiquer)

Fiches utilisées dans le panneau « Communiquer » en cellule de crise (onglets Personnel / Familles / Presse / Partenaires). Les variables entre accolades (ex : {etablissement}, {date}, {heure}, {salle}…) sont remplacées automatiquement à l'usage — laissez-les telles quelles dans le texte.

🔗 Connecteur Microsoft Teams

Connectez Réactis à votre tenant Microsoft 365 pour créer les réunions Teams directement depuis la cellule de crise et récupérer automatiquement la transcription dans le journal — sans aucune manipulation manuelle.

🤖 Automatisme
La transcription est récupérée et classifiée automatiquement après chaque réunion.

🛡️ Sécurité
Plus de risque d'oublier d'importer la transcription — tout est tracé automatiquement.

📋 Prérequis
Licence Teams Premium ou M365 E3/E5 + transcription activée côté IT.

⚙️ Configuration Azure AD

Ces informations sont fournies par l'administrateur IT de l'établissement lors de l'enregistrement de l'application dans Azure Active Directory (Entra ID).

Tenant ID (Directory ID)

Trouvé dans Azure AD → Overview → Directory (tenant) ID

Client ID (Application ID)

Trouvé dans App registrations → votre app → Application (client) ID

Client Secret

App registrations → Certificates & Secrets → valeur du secret

Email du compte de service

Compte M365 dédié au nom duquel les réunions sont créées

Connecteur actif

📋 Checklist IT — Enregistrement de l'application Azure

Connectez-vous sur portal.azure.com avec un compte Global Admin
Allez dans Azure Active Directory → App registrations → New registration
Nommez l'app (ex : Réactis Crisis), type de compte : "Single tenant", cliquez Register
Notez le Application (client) ID et le Directory (tenant) ID
Allez dans Certificates & Secrets → New client secret — notez la valeur (visible une seule fois)
Allez dans API Permissions → Add a permission → Microsoft Graph → Application permissions
Ajoutez : OnlineMeetings.ReadWrite et OnlineMeetingTranscript.Read.All
Cliquez "Grant admin consent" — indispensable pour les permissions applicatives
Créez un compte de service dédié (ex : crise@etablissement.fr) avec une licence M365
Transmettez les 4 informations à votre référent Réactis pour saisie dans cet onglet

📤 Option A — Notifications sortantes vers Teams (Incoming Webhook)

Réactis envoie automatiquement une notification dans un canal Teams à chaque événement de crise clé (ouverture, alerte, décision…). Ne nécessite pas de connexion Azure AD — juste une URL générée dans Teams.

⚙️ Obtenir l'URL Webhook dans Teams :
Dans Teams → canal cible → ⋯ → Connecteurs → Incoming Webhook → Configurer → Nommez-le "Réactis" → Copier l'URL générée.
⚠️ Alternativement (Teams récent) : Power Automate → "Publier dans un canal Teams" → créer un flux avec déclencheur webhook → copier l'URL.

URL Incoming Webhook Teams

URL générée dans le connecteur Teams du canal cible

Actif

Événements à notifier

🚨 Ouverture de crise ✅ Fermeture de crise ⚠️ Nouvelle alerte 🤖 Synthèse IA 📝 Compte rendu d'étape

🎓 Webhook Teams dédié aux formations. En mode Formation, les notifications partent exclusivement vers ce webhook — jamais vers le canal Teams de crise réelle ci-dessus.

URL Incoming Webhook Teams — Formation

Laissez vide pour ne rien envoyer sur Teams pendant les sessions Formation

📥 Option B — Écoute canal Teams (messages entrants → journal)

Les messages postés dans un canal Teams par les membres de la cellule sont automatiquement intégrés dans le journal Réactis en temps réel. Nécessite la configuration Azure AD ci-dessus + permission ChannelMessage.Read.All.

📋 Permission Azure supplémentaire requise : dans App Registrations → API Permissions, ajouter ChannelMessage.Read.All (Application) et cliquer Grant admin consent.

Comment trouver Team ID et Channel ID :
Dans Teams → canal cible → ⋯ → Obtenir le lien vers le canal → l'URL contient groupId=TEAM_ID et channel=CHANNEL_ID (décodé URL).

Team ID (Group ID)

Channel ID

Écoute active

Politique de données personnelles

Réactis est conforme au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Voici les données traitées par ce système.

Donnée	Finalité	Durée de conservation	Base légale
Historique des crises (horodatage, type, décisions)	Traçabilité opérationnelle	5 ans	Mission d'intérêt public
Liste des membres notifiés	Coordination de crise	Durée de la crise + archivage	Intérêt légitime
Adresses email des destinataires	Envoi d'alertes	Jusqu'à suppression manuelle	Consentement
Sessions WhatsApp	Alertes mobiles	Jusqu'à déconnexion	Consentement

Paramètres RGPD

Durée de rétention des crises (années)

Les crises plus anciennes peuvent être purgées manuellement.

Nom complet de l'établissement (pour la politique)

Actions RGPD

Export et purge des données conformément aux droits des personnes concernées.

🔒 Intégrité des fichiers

Vérifie que le journal de crise, les documents et les pièces jointes n'ont pas été altérés en dehors du fonctionnement normal de Réactis (hash SHA-256 comparé à celui calculé à l'écriture).

🔑 Abonnement Réactis

État et validité de votre licence d'accès.

📝 Accord commercial

L'accord commercial définit les conditions d'utilisation et de facturation du service Réactis.

🧾 Historique des abonnements

Récapitulatif de vos abonnements et paiements avec téléchargement des factures.

✉️ Email de facturation

Adresse qui recevra les alertes d'expiration et les informations de facturation.

Pour renouveler votre abonnement ou toute question commerciale : contact@ifclubs.fr

🗺️ Nouveautés à venir

Fonctionnalités en cours de développement — planifiées pour les prochaines versions de Réactis

💬

API WhatsApp Business officielle En développement

Migration de WhatsApp vers l'API officielle Meta (WhatsApp Business Cloud). Garantie de conformité contractuelle, aucune dépendance à un compte WhatsApp tiers, webhooks certifiés. Activée dès l'entrée du premier client en production.

🔐

Chiffrement des données au repos (LUKS) En développement

Activation du chiffrement de volume LUKS/dm-crypt lors de la migration vers le serveur OVH certifié HDS (S1 2027). Toutes les données stockées seront chiffrées au repos, sans impact sur les performances.

🔑

Authentification SSO Planifié

Intégration SAML 2.0 / OIDC pour les groupes souhaitant utiliser leur annuaire d'entreprise (Active Directory, Azure AD) comme source d'identité unique pour Réactis.

🛡️

Test d'intrusion (pentest) Planifié

Audit de sécurité externe réalisé par un prestataire certifié PASSI avant la mise en production définitive. Rapport disponible sur demande pour les RSSI de groupes de santé.

📱

Application mobile native Étude en cours

Application iOS / Android permettant de recevoir des notifications push natives en cas d'ouverture de crise, même sans connexion active à la plateforme web.

💡 Vous souhaitez prioriser une fonctionnalité ou suggérer une idée ? Contactez-nous à contact@ifclubs.fr